Yhdessä osallisuutta -hankkeen tietosuojaseloste

Tietosuojaselosteen laatimispäivä	25.3.2022
Hankkeen nimi ja kestoaika	Osallisuutta ja ihmislähtöisyyttä paikallista yhteistyötä edistämällä –hanke 1.8.2021-31.5.2023
Hankkeen kuvaus	Hankkeen päätavoitteena on edistää heikoimmassa asemassa olevien ihmisten osallisuutta ja hyvinvointia kehittämällä kumppanikuntien osallisuuteen ja järjestöyhteistyöhön liittyvää osaamista ja toimintakäytäntöjä. Hanke toteutuu Nivalan, Raahen ja Haapaveden kaupungeissa sekä Utajärven, Reisjärven ja Sievin kunnissa. Kunnat valitsevat kohderyhmät, joiden osallisuutta ja hyvinvointia erityisesti halutaan hankkeessa edistää. Lisäksi kunnat määrittävät järjestöyhteistyön toimintatavat ja toimintamallit, joiden avulla valittujen kohderyhmien osallisuuden ja hyvinvoinnin edistämistä kehitetään. Valittujen toimintatapojen ja menetelmien tuloksellisuutta arvioidaan koko hankkeen ajan, ja niitä edelleen kehitetään kohderyhmien palautteiden pohjalta.
Hankkeen rekisterinpitäjä	Diakonia-ammattikorkeakoulu Oy, PL 12, 00511 Helsinki
Rekisterinpitäjän tietosuojavastaava	Liisa Leppänen, 050 563 5169, tietosuojavastaava@diak.fi
Hankkeen yhteyshenkilö	Asiantuntija Marina Steffansson, 0401988 149, marina.steffansson@diak.fi
Hankkeen osapuolet	Rahoittaja: Euroopan Sosiaalirahasto, Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus. Osatoteuttaja: Pohjois-Pohjanmaan sosiaali- ja terveysturvayhdistys ry
Mitä henkilötietoja hankkeessa käsitellään?	Yhteistyökumppanikuntien haastatteluihin osallistuvien järjestöyhteistyöhenkilöiden yhteystiedot, hankkeeseen osallistuvien kuntien muiden yhteyshenkilöiden yhteystiedot ja ammattinimike sekä toimintaan mukaan lähtevien järjestötoimijoiden yhteystiedot. Kehitettävään toimintaan osallistuvia kuntalaisia yhteistyökumppanikunnista pyydetään täyttämään Minun arkeni ja elämäni kysely. Kyselyssä kysytään epäsuoria henkilötietoja: sukupuoli, ikä ja työmarkkinastatus. Haastatteluissa voi nousta esiin erilaista epäsuoraa henkilötietoa. Rahoittajan ohjeiden mukaisesti kerätään ESR-henkilötietolomakkeen mukaiset henkilötiedot: nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työmarkkinastatus, koulutus, asuinmuoto. Viestintää, markkinointia, palautteita ja uutisointia varten kerätään sähköpostilistat, joissa on nimi ja sähköpostiosoite, organisaatio. Tapahtumiin osallistumisesta kerätään osallistujatiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio ja osoite.
Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste?	Henkilötietojen käsittelyn peruste on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisesti seuraava: ☐ Tutkittavan suostumus ☐ Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ☒ Yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö ☐ Oikeutettu etu, mikä:
Käsitelläänkö hankkeessa arkaluonteisia henkilötietoja (EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia erityisiä henkilötietoryhmiä)?	☒ Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia / erityisiä henkilötietoja Tutkimuksessa käsitellään seuraavia arkaluonteisia / erityisiä henkilötietoja: ☐ Rotu tai etninen alkuperä ☐ Poliittiset mielipiteet ☐ Uskonnollinen tai filosofinen vakaumus ☐ Ammattiliiton jäsenyys ☐ Geneettiset tiedot ☐ Biometristen tietojen käsittely henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten ☐ Terveystiedot ☐ Seksuaalinen käyttäytyminen tai suuntautuminen ☐ Rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyvät tiedot Arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu seuraavaan tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan mukaiseen erityisehtoon: ☐ Tutkittava nimenomainen suostumus ☐ Tieteellinen tai historiallinen tutkimustarkoitus tai tilastollinen tarkoitus ☐ Tutkittava on saattanut käsiteltävät arkaluonteiset tiedot julkisiksi ☐ Käsittely on tarpeen tärkeän yleisen edun vuoksi ☐ Muu, mikä:
Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?	Henkilötietoja kerätään tutkimukseen seuraavista lähteistä: ☒ Suoraan tutkimukseen osallistuvilta ☒ Henkilökohtainen haastattelu, ei tallennettu ☒ Kyselylomake, paperinen ☐ Kyselylomake, sähköinen ☐ Videointi tai muu tallentaminen ☐ Muu tapa, mikä: ☐ Muualta kuin tutkimukseen osallistuvilta, mistä ja mitä tietoja: ☒ Tutkittavalla ei ole velvollisuutta toimittaa tarvittavia henkilötietoja, osallistuminen on vapaaehtoista.
Siirretäänkö tai luovutetaanko henkilötietoja hankkeen ulkopuolelle?	☐ Tietoja ei siirretä eikä luovuteta hankkeen ulkopuolelle ☒ Tietoja siirretään tai luovutetaan hankkeen ulkopuolelle, minne ja kenelle: – Tietoarkiston ohjeiden mukaan anonymisoitu tutkimusaineisto siirretään viiden vuoden välein Yhteiskuntatieteelliseen tietoarkistoon. -ESR-henkilötietolomakkeet tallennetaan rahoittajan EURA2014- tietojärjestelmään. -Kerätyt sähköpostilistat ovat uutisointiin ja markkinointiin käytössä hankkeen jälkeen. -Tapahtumiin osallistujien osallistujalistat tallennetaan sähköisenä Dynasty-asianhallintajärjestelmään ja paperiset versiot hävitetään tietosuojasäiliöissä.
Siirretäänkö henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?	☒ Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ☐ Tietoja siirretään tai luovutetaan EU/ETA-alueen ulkopuolelle, minne ja kenelle:
Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?	Asiakirjojen säilytysajat määritellään Diakin arkistonmuodostussuunnitelmassa ja ne pohjautuvat pääasiallisesti lainsäädäntöön, rahoittajan vaatimuksiin, korkeakoulujen yleiseen käytäntöön tai Diakonia-ammattikorkeakoulun hallinnollisten tarpeiden perusteella määrittelemiin säilytysaikoihin. Hankkeen henkilörekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä rahoittajan vaatimuksista riippuen 10–15 vuotta. Säilytysajan päättymisen jälkeen paperiset tiedot tuhotaan tietosuojasäiliössä ja sähköiset tiedot poistetaan järjestelmistä.
Miten henkilötiedot suojataan?	☒ Hankkeelle on tehty tietosuojan vaikutustenarviointi Paperiaineistot ☐ Paperiaineistoa ei kerätä ☒ Paperiaineistoa kerätään, aineisto suojataan seuraavalla tavalla: Paperiaineisto tallennetaan säilyttämistä varten sähköiseen muotoon, jonka jälkeen se tuhotaan tietosuojasäiliössä. Sähköiset aineistot ☒ Kaksivaiheinen tunnistautuminen ☒ Käyttäjätunnus ☒ Salasana ☒ Käyttöoikeuksien rajaaminen ☐ Muu, mikä: Tutkimusaineiston anonymisointi / pseudonymisointi ☐ Tutkimusaineisto anonymisoidaan (kaikki henkilötiedot poistetaan täydellisesti niin, että tunnistamiseen ei voida palata eikä aineistoon voida yhdistää uusia tietoja) ☐ Tutkimusaineisto pseudonymisoidaan (tunnistettavuuteen voidaan palata koodiavaimen tai vastaavan tiedon avulla ja aineistoon voidaan yhdistää uusia tietoja ☐ Tutkimusaineisto anonymisoidaan tai pseudonymisoida osin, miltä osin: ☒ Tutkimusaineistoa ei anonymisoida eikä pseudonymisoida, miksi: Minun arkeni ja elämäni -kyselyssä olleet epäsuorat henkilötiedot jäävät tallennettavaan aineistoon, koska ne ovat oleellista tietoa mahdollisessa aineiston jatkokäytössä.
Miten henkilötietoja käsitellään hankkeen päättymisen jälkeen (ennen hävittämistä)?	☐ Kaikki henkilötiedot hävitetään. ☒ Henkilötietoja (nimi, sähköposti, organisaatio) voidaan käyttää hankkeen jälkeen uutiskirjeen tai markkinointikirjeen lähettämiseen. ☐ Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan pseudonymisoituna. ☐ Tutkimusrekisterin henkilötiedot arkistoidaan anonymisoituna. Mihin ja miten aineisto arkistoidaan: Yhteistyökumppanikuntien yhteyshenkilöiden tiedot arkistoidaan Dynasty-asianhallintajärjestelmään.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi	Hankkeen henkilörekisteriä ja sen sisältämiä tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
Mitä oikeuksia minulla on rekisteröitynä?	Sinulla on oikeus esittää pyyntö tietojesi tarkastamisesta, oikaisemisesta tai poistamisesta. Pyyntö tehdään kirjallisesti lomakkeella Diakin julkisten verkkosivujen kautta: https://www.diak.fi/diak/organisaatio/tietosuoja-ja-saavutettavuus/#21f90a27 Pyynnön esittäjän henkilöllisyys varmistetaan lomakkeen lähettämisen yhteydessä vahvalla tunnistautumisella. Voit tiedustella pyyntösi käsittelystä Diakin tietosuojavastaavalta. Jos oikaistavaksi tai poistettavaksi pyydettyjä henkilötietoja ei voida enää yksilöidä tai poistaa hankkeessa syntyneestä tutkimusaineistosta, Diakin tietosuojavastaava tekee hallinnollisen päätöksen, voidaanko esitetty pyyntö toteuttaa. Vastaus ilmoitetaan sinulle kirjallisesti ja siitä on mahdollista valittaa tietosuojavaltuutetulle, joka on valtakunnallinen viranomainen. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL 800, 00531 Helsinki tietosuoja@om.fi 029 566 6700 www.tietosuoja.fi